Jak w 3 dni pokazuję firmie produkcyjnej, gdzie traci pieniądze

Skąd się bierze problem z danymi w firmach produkcyjnych

Większość firm produkcyjnych ma dane. ERP rejestruje każde przyjęcie towaru, każde zamówienie, każdą fakturę. Do tego dochodzą Excele, raporty magazynowe, zestawienia sprzedaży. Danych nie brakuje.

Problem jest inny. Każde źródło mówi co innego. ERP pokazuje stan magazynowy, ale nie mówi, które pozycje leżą od sześciu miesięcy. Excel ze sprzedaży nie łączy się z danymi o marżach. Raporty istnieją, ale nikt nie zestawia ich ze sobą w całość.

Właściciel ma poczucie, że zna swój biznes. Tymczasem dane mówią co innego - i nikt tego nie wyłapuje, bo nie ma komu łączyć tych źródeł.

Dzień 1 - zbieram wszystko, co firma ma

Pierwszego dnia nie zadaję pytań o strategię. Proszę o dostęp do danych. ERP, Excele, raporty magazynowe, faktury zakupowe. Zwykle to 3-5 źródeł.

I już na tym etapie pojawia się pierwszy sygnał. Każde z tych źródeł opisuje tę samą rzeczywistość inaczej. Stany magazynowe w ERP nie zgadzają się z arkuszem, który prowadzi magazynier. Faktury zakupowe nie pokrywają się z tym, co widać w raportach.

To nie jest zarzut wobec firmy. To naturalne zjawisko w każdej firmie, która rośnie szybciej niż jej procesy danych. Systemy się mnożą, każdy dział prowadzi swój arkusz, nikt nie pilnuje spójności.

Dzień 2 - konfrontuję liczby

Drugi dzień to zestawianie danych ze sobą. Porównuję stany magazynowe z obrotami z ostatnich 12 miesięcy. Szukam pozycji, które leżą dłużej niż 90 dni. Sprawdzam marże na produktach i klientach.

Zazwyczaj w tym miejscu pojawia się pierwsza niespodzianka. 20% asortymentu generuje 80% zamrożonego kapitału. To prawidłowość, którą widzę w większości firm produkcyjnych. Kilkanaście pozycji odpowiada za większość problemu.

Sprawdzam też marże. Nie całościowe - te firma zna. Chodzi o marże na poziomie konkretnych produktów i konkretnych klientów. Tutaj pojawiają się kolejne niespodzianki: klienci, których firma uważa za rentownych, przy bliższym spojrzeniu okazują się generować niższy zysk niż zakładano.

Nie potrzebuję do tego nowych narzędzi. Wystarczą dane, które firma już ma.

Dzień 3 - konkretna lista, bez slajdów

Trzeciego dnia siadam z właścicielem. Nie przygotowuję prezentacji. Nie pokazuję wykresów i dashboardów. Pokazuję konkretną listę.

Tu tracisz. Tu masz zamrożone pieniądze. Tu marża jest niższa, niż myślisz.

Jedna z firm miała w magazynie materiały za 400 tysięcy złotych, które nie ruszyły się od pół roku. Właściciel nie wiedział. ERP pokazywał "stan magazynowy" - liczba poprawna, ale bezużyteczna bez kontekstu obrotu. Nikt nie zestawił stanu z tym, kiedy ostatnio te pozycje były sprzedane.

To nie jest magia. To zestawienie danych, których firma już ma, ale których nikt nie łączy w całość.

Trzy dni. Konkretne liczby. Zero nowych systemów do wdrożenia.

Właśnie na tej samej zasadzie działa ProdLeo - narzędzie, które w iKreacja Factory łączymy z danymi klientów, żeby ten typ analizy był dostępny nie raz na kwartał, lecz na bieżąco. Firma widzi, gdzie leżą pieniądze, zanim staną się problemem.